AEI 519 - ¿Reuniones presenciales o videoconferencias?

La grave crisis sanitaria del virus COVID-19 está ocasionando irreparables pérdidas humanas, con el sufrimiento de pacientes, sus familias, personal sanitario y de asistencia. Desde esta página, deseo una pronta recuperación de los afectados, esperando un rápido retorno de todos a sus actividades habituales.

Las semanas de confinamiento (necesario) que han transcurrido están llevando a nuestra economía hacia una situación sin precedentes, con impacto en multitud de empresas tanto de fabricación como de servicios asociados. Aunque esta situación pueda recuperarse a medio plazo, probablemente cambiará definitivamente nuestra forma de trabajar, eliminando algunos antiguos hábitos y abriendo nuevas opciones, especialmente en la forma de comunicarnos.

En el sector industrial, tradicionalmente se ha tendido a las reuniones presenciales, tanto internas como con proveedores o clientes. Aunque, con las nuevas tecnologías, la realización de conferencias telefónicas es cada vez más habitual, aún persiste el requisito de muchos encuentros en persona. Y probablemente una parte de ellos no sean necesarios, pudiendo ahorrar tiempo y gastos en viajes. Esta crisis nos lo ha confirmado en múltiples casos. ¿Cuántos viajes de día completo hemos hecho, para asistir a una única reunión de un par de horas, que sin duda podríamos haber realizado en remoto con la misma efectividad?

Tradicionalmente hemos tendido a reuniones presenciales, tanto internas como con proveedores o clientes

Han pasado unos años, pero aún recuerdo vivamente la primera teleconferencia profesional a la que asistí. Estaba en una sala especialmente preparada, con grandes monitores y cámaras de vídeo. Durante la sesión, me dio la sensación de tener una mesa de reunión extendida por medio de los monitores, hacia otra mesa donde estaban mis interlocutores lejanos. Aunque nos distanciaban cientos de kilómetros, mi percepción era de una única sala de reunión, donde podía observar claramente el lenguaje no verbal de todos los asistentes, y compartir todo tipo de información a través del monitor y del sistema de audio. Este encuentro fue igual de efectivo que si nos hubiéramos juntado presencialmente.

Una vídeollamada realizada correctamente puede ser tan efectiva como una reunión presencial

Los sistemas de video-conexión ha evolucionado mucho, y hoy el hardware ya viene integrado en la mayoría de ordenadores, a la vez que existe una amplia variedad de software y hardware específico de video-reunión. Además, la posibilidad de conectarnos fácilmente por Internet a alta velocidad, hace que tengamos todos los medios disponibles. Y ya lo hemos experimentado de forma extensiva durante las últimas semanas. Según Computerworld, durante esta crisis el tráfico IP se ha incrementado un 40%, con un 50% de crecimiento en redes fijas y un 25% de aumento en datos móviles.

Cuando regresemos del confinamiento, ¿qué nos faltará para incorporar definitivamente en nuestra profesión las comunicaciones remotas? En mi opinión, dependerá básicamente de nuestra voluntad de cambio, es decir de convencernos de que estas nuevas herramientas facilitan el trabajo, y mejoran la calidad de vida, ahorrando tiempo y costes.

Afortunadamente, cuando todo haya pasado, continuaremos reuniéndonos en persona, pero también espero que incorporemos las videocomunicaciones como otra práctica habitual en nuestro día a día. ¡Nos vemos pronto!

Antoni Rovira
Responsable Arquitecturas Integradas y Software en Rockwell Automation